АНАЛІЗ АРХІВНОЇ РОБОТИ
В ОХТИРСЬКОМУ МІСЬКРАЙОННОМУ СУДІ
за І півріччя 2014 року.
З метою підвищення ефективності організації архівної справи та на виконання планів роботи суду, один раз на півріччя, в кінці звітного періоду, в суді аналізується архівна робота. Так, в І півріччі 2014 року було проаналізовано стан архівної роботи за 2013 рік. Було заплановано ряд заходів, спрямованих на покращення якості та оперативності ведення архівної справи.
На протязі І півріччя 2014 року архівна робота в суді велася відповідно до діючих нормативно – правових актів, а саме:
- Інструкції з діловодства у місцевих загальних судах,апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, апеляційному суді Автономної республіки Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ, затвердженої Наказом ДСА України від 17 грудня 2013 року № 173;
- Інструкції про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду , зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду, затвердженої Наказом ДСА України № 168 від 15.12.2011 року;
- Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ , організацій, зареєстровані в Міністерстві юстиції 8 травня 2001 року за № 407/5598 із змінами, внесеними згідно з наказом Державного комітету архівів № 87 від 05.06.2007 року;
- Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 8 серпня 2007 року № 1004;
- Положення про умови зберігання архівних документів, затвердженим Наказом Державного комітету архівів України від 15.01.2003 р. № 6;
- Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 року № 578/5;
- Переліку судових справ, що утворюються в діяльності суду , із зазначенням строків зберігання документів, затверджений Наказом ДСА України 11.02.2010 року № 22, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 03.03.2010 року за № 201/17496;
Положення про архів Охтирського міськрайонного суду схвалене експертною комісією Архівного відділу Охтирської міської ради ( протокол № 1 від 28.01.2013 року) та затверджено головою суду 04.02.2013 року.
На протязі І півріччя 2014 року експертна комісія суду керувалася в своїй роботі Положенням про експертну комісію суду, яке було схвалене експертною комісією Архівного відділу Охтирської міської ради (протокол № 10 від 12.11.2013 року) та затверджено головою суду 14.11.2013 року.
В суді складено історичну довідку , яка містить інформацію про дату створення суду, його організаційну структуру, на яку територію поширюється дія суду, його функції, зміна назви, причина реорганізації. Історична довідка розміщена на офіційному веб-сайті Охтирського міськрайонного суду.
Архівний фонд Охтирського міськрайонного суду почав формуватися в 1943 році.
Архівні документи зберігаються в двох пристосованих кімнатах – сховищах, площею 5,8 м. кв. (адмінбудинок по вул. Жовтнева, 7 ) та площею 10,2 м. кв. (адмінбудинок по вул. Жовтнева, 5). Для зберігання архівних документів було пристосовано під сховище ще одну кімнату площею 18,7 м. кв. (адмінбудинок по вул. Жовтнева, 5). На даний час у вищевказаному сховищі встановлено дерев’яні стелажі для зберігання справ та двері. На дверях архівів вивішено план евакуації документів та матеріалів суду на випадок пожежі. В архівах маються вогнегасники.
Стан приміщення архіву Охтирського міськрайонного суду не відповідає вимогам «Положення про умови зберігання архівних документів», затвердженого наказом Державного комітету архівів України від 15 січня 2003 року № 6 в частині дотримання оптимальних умов зберігання документів, а саме:
- відсутні металеві двері в архівосховища;
- відсутні плафони на електролампочках;
- дерев’яні стелажі не оброблені вогнезахисним розчином;
- стелажі розміщені впритул до зовнішніх стін будівлі;
- двері до архівосховище не підключені до сигналізації;
На даний час в суді знаходиться велика кількість справ за позовами фізичних осіб про нарахування та стягнення соціальних виплат, які були розглянуті в 2008-2011 роках. Строк зберігання цих справ ще не закінчився, оскільки майже всі справи були переглянуті судами вищої інстанції, і тому вони займають значну площу в приміщеннях архіву суду, що значно ускладнює розміщення в ньому справ інших категорій, які передаються до архіву суду щорічно.
Архіваріусом суду на протязі І півріччя 2014 року була проведена значна робота по впорядкуванню архіву. Було відібрано для знищення справи, що не підлягають зберіганню та сформовано відповідні акти «Про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду» по справам:
- Цивільні справи Охтирського міськрайонного суду за 2007 рік;
- Справи про адміністративні правопорушення Охтирського міськрайонного суду за 2007 рік;
- Справи за поданням органу дізнання слідчого, прокурора, або скаргою на їх дії, розглянуті Охтирським міськрайонний судом в 2004-2009 роках;
- Справи в порядку виконання вироків Охтирського міськрайонного суду за 2004-2009 року;
- Справи про адміністративні правопорушення Охтирського міськрайонного суду за 2008 рік;
- Кримінальні справи Охтирського міського суду за 2001-2004 роки;
- Кримінальні справи Охтирського міськрайонного суду за 2005 рік.
Також було сформовано описи справ постійного зберігання по таким справам:
- Оригіналів рішень і ухвал по цивільним справам за 2007;
- Оригіналів вироків, ухвал та постанов в порядку виконання вироку Охтирського міськрайонного суду за 2004-2009 роки;
- Оригіналів вироків, ухвал, постанов у кримінальних справах Охтирського міського суду за 2001-2004 роки;
- Оригіналів вироків, ухвал, постанов у кримінальних справах Охтирського міськрайонного суду за 2004-2005 роки;
Вказані акти про знищення та описи було розглянуто на засіданнях експертної комісії суду погоджено та передано до архівного відділу Охтирської міської ради для схвалення.
Всього на протязі І півріччя 2014 року експертною комісією архівного відділу Охтирської міської ради було схвалено опис № 1-Т цивільних справ тривалого зберігання за 2013 рік.
Протягом І півріччя 2014 року архіваріусом суду постійно проводилась робота по виконанню запитів фізичних та юридичних осіб про видачу копій судових рішень з архіву суду.
Згідно графіку передачі до архіву Охтирського міськрайонного суду судових справ, картотек, журналів за 2013 рік до архіву суду, згідно відповідних описів, були передані справи в порядку кримінального судочинства, справи в порядку цивільного судочинства, справи в порядку адміністративного судочинства, справи про адміністративні правопорушення, справи з особового складу, справи загального діловодства суду.
Справ в порядку кримінального судочинства:
- Опис № 1-2013 (кримінальні справи - в кількості 28 справ);
- Опис № 1-2013 (додатковий кримінальна справа в 56 томах;
- Опис № 1-кп-2013 (кримінальні провадження) – в кількості 238 справ;
- Опис № 1-кс-2013 (клопотання слідчого чи прокурора, скарга на дії, рішення чи бездіяльність слідчого, прокурора під час досудового розслідування, зави про відвід) – в кількості 627 справ;
- Опис № 1-в-2013 (клопотання (подання) пов»язані з виконанням судових рішень у кримінальному провадженні) в- в кількості 150 справ;
- Опис № 4-2013 (справи за поданнями органу, дізнання слідчого, прокурора або скаргою на їх дії) - кількості 19 справ;
Справ в порядку цивільного судочинства:
- Опис № 2Ц-П-2013 (справи постійного зберігання) – в кількості 5 справ;
- Опис № 2Ц-Т-2013 (справи тривалого зберігання) – в кількості 351 справ;
- Опис № 2Ц-Тм-2013 (справи тимчасового зберігання) – в кількості 1805 справ;
Справ в порядку адміністративного судочинства:
- Опис № 2-а-2013 (справи в порядку адміністративного судочинства) – в кількості 151 справа.
- Справи про адміністративні правопорушення:
- Опис № 3-2013 ( справи про адміністративні правопорушення) – в кількості 1347 справ;
- Опис № 3-В-2013 ( справи в порядку виконання постанов у справах про адміністративні правопорушення)- в кількості 21 справ.
Справи з особового складу:
- Опис № 1-О-2013 – в кількості 9 справ.
Справи загального діловодства суду:
- Опис № 1 -2013 (справи постійного зберігання) – в кількості 20 справ;
- Опис № Т-2013 (справи тривалого зберігання) – в кількості 3 справ;
- Опис № Тм - 2013 ( справи тимчасового зберігання) – в кількості159 справ.
На протязі І півріччя 2014 року в суді діяла експертна комісія, створена згідно наказу голови суду № 10 від 31 жовтня 2013 року в такому складі: голова експертної комісії - заступник голови суду Ярошенко Т.О., секретар комісії – архіваріус Світличну Л. І., члени комісії : Лупікова Т.О. - керівник апарату суду, Спасьонова С.М. – заступник керівника апарату суду, Марчевська К.Г. - секретар суду, Колісниченко Л.М. – секретар суду. Експертна комісія суду працювала згідно плану роботи на 2014 рік, який було затверджено заступником голови суду 08 січня 2014 року
На протязі І півріччя 2014 року всього було проведено шість засідань експертної комісії, на яких було схвалено акти «Про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду» ; описи оригіналів, рішень , ухвал постанов; описи передачі справ до архіву суду по справам всіх категорій та по справам з особового складу та з управлінської документації суду.
Підготовку та оформлення судових справ та документів для зберігання в архіві суду здійснюють секретарі суду, відповідальні за облік кримінальних, цивільних справ, справ в порядку адміністративного судочинства, справ про адміністративні правопорушення.
Підготовку та оформлення справ з управлінської документації для передачі для зберігання в архіві суду проводить заступник керівника апарату суду – Спасьонова С.М., справ з особового складу – консультант з кадрової роботи – Курбатова В.М.
Судові справи та справи за номенклатурою справ, журнали, картотеки передаються до архіву суду за описами по формі згідно з Інструкцією.
З відібраних для знищення справ для постійного зберігання вилучаються оригінали рішень, ухвал, постанов судів та наступних ухвал, постанов судів вищого рівня, які підшиваються в тверду обкладинку та включаються в опис справ для постійного зберігання.
Видача судових документів з архіву здійснюється за заявою чи запитом за резолюцією голови суду по журналу видачі справ з архіву, який відповідає формі 34, визначеній правилами роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій, затвердженим Наказом Державного комітету архівів України від 16.03.2001 р. № 16, зі змінами та доповненнями. Особи, які отримали з архіву справу, в журналі ставлять особистий підпис.
З метою контролю належної організації роботи по впорядкуванню архіву на протязі І півріччя 2014 року згідно плану роботи архіваріусом суду Світличною Л.І. щоквартально керівнику апарату суду надавалась довідка про стан виконання роботи по впорядкуванню архіву. Постійний контроль в цьому напрямку здійснюється заступником голови суду Ярошенко Т.О.
Для підвищення рівня знань працівників суду на протязі І півріччя 2014 року архіваріусом та керівником апарату суду були проведені заняття: «Вивчення Інструкції з діловодства у місцевих загальних судах, затвердженої Наказом ДСА України № 173 17 грудня 2013 року», «Вивчення Інструкції про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду, затвердженої Наказом ДСА України № 168 від 15 грудня 2011 року», «Оформлення справ при передачі до архіву суду».
З метою покращення архівної роботи в суді на ІІ півріччя 2014 року заплановано:
1. Провести навчання з працівниками апарату суду на теми: Вивчення Інструкції про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду, вивчення Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій.
2. Перегляд та подання на затвердження до архівного відділу Охтирської міської ради номенклатури справ на 2015 рік;
3. Складання довідки архіваріусом суду один раз на 2 місяці про стан виконання роботи по впорядкуванню архіву.
4. Скласти план роботи експертної комісії суду на 2015 рік;
5. Скласти графік передачі справ, розглянутих у 2014 році до архіву суду;
6. Видача копій судових рішень з архіву суду;
7. Організація роботи експертної комісії суду;
8. Складання описів справ постійного зберігання, актів про вилучення для знищення справ та подання їх для погодження до ЕК суду
9. Представлення описів справ до архівного відділу Охтирської міської ради для схвалення.
10. Продовжити роботу по відбору для знищення справ, що не підлягають зберіганню та складання відповідних актів.
В цілому , за вказаний період часу архівна робота в суді здійснюється на належному рівні.
_03_03.png)
