АНАЛІЗ АРХІВНОЇ РОБОТИ
В ОХТИРСЬКОМУ МІСЬКРАЙОННОМУ СУДІ
за І півріччя 2015 року
З метою підвищення ефективності організації архівної справи та на виконання планів роботи суду, один раз на півріччя, в кінці звітного періоду, в суді аналізується архівна робота. Було заплановано ряд заходів, спрямованих на покращення якості та оперативності ведення архівної справи.
На протязі І півріччя 2015 року архівна робота в суді велася відповідно до діючих нормативно – правових актів, а саме:
- Інструкції з діловодства у місцевих загальних судах,апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, апеляційному суді Автономної республіки Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ, затвердженої Наказом ДСА України від 17 грудня 2013 року № 173;
- Інструкції про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду , зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду, затвердженої Наказом ДСА України № 168 від 15.12.2011 року;
- Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ , організацій, зареєстровані в Міністерстві юстиції 8 травня 2001 року за № 407/5598 із змінами, внесеними згідно з наказом Державного комітету архівів № 87 від 05.06.2007 року;
- Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 8 серпня 2007 року № 1004;
- Положення про умови зберігання архівних документів, затвердженим Наказом Державного комітету архівів України від 15.01.2003 р. № 6;
- Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 року № 578/5;
- Переліку судових справ, що утворюються в діяльності суду , із зазначенням строків зберігання документів, затверджений Наказом ДСА України 11.02.2010 року № 22, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 03.03.2010 року за № 201/17496;
Положення про архів Охтирського міськрайонного суду схвалене експертною комісією Архівного відділу Охтирської міської ради ( протокол № 1 від 28.01.2013 року) та затверджено головою суду 04.02.2013 року.
На протязі І півріччя 2015 року експертна комісія суду керувалася в своїй роботі Положенням про експертну комісію суду, яке було схвалене експертною комісією Архівного відділу Охтирської міської ради (протокол № 10 від 12.11.2013 року) та затверджено головою суду 14.11.2013 року.
В суді складено історичну довідку , яка містить інформацію про дату створення суду, його організаційну структуру, на яку територію поширюється дія суду, його функції, зміна назви, причина реорганізації. Історична довідка розміщена на офіційному веб-сайті Охтирського міськрайонного суду.
Архівний фонд Охтирського міськрайонного суду почав формуватися в 1943 році.
Архівні документи зберігаються в двох пристосованих кімнатах – сховищах, площею 5,8 м. кв. (адмінбудинок по вул. Жовтнева, 7 ) та площею 10,2 м. кв. (адмінбудинок по вул. Жовтнева, 5). Для зберігання архівних документів було пристосовано під сховище ще одну кімнату площею 18,7 м. кв. (адмінбудинок по вул. Жовтнева, 5). На даний час у вищевказаному сховищі встановлено дерев’яні стелажі для зберігання справ та двері. На дверях архівів вивішено план евакуації документів та матеріалів суду на випадок пожежі. В архівах маються вогнегасники.
Стан приміщення архіву Охтирського міськрайонного суду не відповідає вимогам «Положення про умови зберігання архівних документів», затвердженого наказом Державного комітету архівів України від 15 січня 2003 року № 6 в частині дотримання оптимальних умов зберігання документів, а саме:
- відсутні металеві двері в архівосховища;
- відсутні плафони на електролампочках;
- дерев’яні стелажі не оброблені вогнезахисним розчином;
- стелажі розміщені впритул до зовнішніх стін будівлі;
- двері до архівосховище не підключені до сигналізації;
На даний час в суді знаходиться велика кількість справ за позовами фізичних осіб про нарахування та стягнення соціальних виплат, які були розглянуті в 2008-2011 роках. Строк зберігання цих справ ще не закінчився, оскільки майже всі справи були переглянуті судами вищої інстанції, і тому вони займають значну площу в приміщеннях архіву суду, що значно ускладнює розміщення в ньому справ інших категорій, які передаються до архіву суду щорічно.
Архіваріусом суду на протязі І півріччя 2015 року була проведена значна робота по впорядкуванню архіву. Було відібрано для знищення справи, що не підлягають зберіганню та сформовано відповідні акти «Про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду» по справам:
- Справи про адміністративні правопорушення Охтирського міськрайонного суду за 2009 рік;
- Справи про адміністративні правопорушення Охтирського міськрайонного суду за 2010 рік;
- Справи про адміністративні правопорушення Охтирського міськрайонного суду за 2011 рік;
- Справи за поданням органу дізнання слідчого, прокурора, або скаргою на їх дії, розглянуті Охтирським міськрайонний судом за 2010-2011 роки;
- Справи в порядку виконання вироків Охтирського міськрайонного суду за 2010-2011 роки;
- Кримінальні справи Охтирського міського суду за 2006 рік;
Також було сформовано описи справ постійного зберігання по таким справам:
Оригінали постанов та ухвал в порядку виконання вироку, постанови, ухвали за 2010-2011 роки;
Оригінали вироків, постанов та ухвал у кримінальних справах за 2006 рік.
Всього на протязі І півріччя 2015 року експертною комісією архівного відділу Охтирської міської ради було схвалено:
- Акт № 1 про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (Справи про адміністративні правопорушення Охтирського міськрайонного суду за 2009 рік ( Протокол ЕК архівного відділу Охтирської міської ради № 2 від 10.02.2015 року);
- Акт № 6 про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (кримінальні справи Охтирського міськрайонного суду за 2006 рік) ( Протокол ЕК архівного відділу Охтирської міської ради № 2 від 10.02.2015 року);
- Акт № 5 про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (справи в порядку виконання вироку, постанови, ухвали по справам в порядку кримінального судочинства за 2010-2011 роки)( Протокол ЕК архівного відділу Охтирської міської ради № 2 від 10.02.2015 року);
- Акт № 4 про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (Справи за поданням органу дізнання слідчого, прокурора або скаргою на їх дії за 2010-2011 роки) ( Протокол ЕК архівного відділу Охтирської міської ради № 2 від 10.02.2015 року);
- Акт № 3 про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (справи про адміністративне правопорушення Охтирського міськрайонного суду за 2011 рік) ( Протокол ЕК архівного відділу Охтирської міської ради № 2 від 10.02.2015 року);
- Акт № 2 про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (справи про адміністративні правопорушення Охтирського міськрайонного суду за 2010 рік) ( Протокол ЕК архівного відділу Охтирської міської ради № 2 від 10.02.2015 року);
- Опис № 5 справ постійного зберігання - оригінали постанов та ухвал в порядку виконання вироку, постанови, ухвали за 2010-2011 роки (протокол ЕК Архівного відділу Охтирської міської ради № 2 від 10.02.2015 року);
- Опис № 5 (продовження) справ постійного зберігання Охтирського міськрайонного суду – оригінали вироків, постанов та ухвал у кримінальних справах за 2006 рік) ( протокол ЕК Архівного відділу Охтирської міської ради від 2 від 10.02.2015 року)
Також на протязі І півріччя 2015 року Державним архівом Сумської області було погоджено:
- Акт № 1 про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (справи про адміністративні правопорушення Охтирського міськрайонного суду за 2009 рік) ( протокол засідання ЕПК Державного архіву Сумської області № 4 від 24.04.2015 року)
- Акт № 6 про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду – кримінальні справи Охтирського міськрайонного суду за 2006 рік (протокол засідання ЕПК Державного архіву Сумської області № 4 від 24.04.2015 року)
- Акт № 5 про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду – справи в порядку виконання вироку, постанови, ухвали за 2010-2011 роки (протокол засідання ЕПК Державного архіву Сумської області № 4 від 24.04.2015 року)
- Акт № 4 про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду – справи за поданнями органу дізнання слідчого, прокурора або скаргами на їх дії за 2010-2011 року (протокол засідання ЕПК Державного архіву Сумської області № 4 від 24.04.2015 року)
- Акт № 3 про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду – справи про адміністративне правопорушення Охтирського міськрайонного суду за 2011 рік (протокол засідання ЕПК Державного архіву Сумської області № 4 від 24.04.2015 року)
- Акт № 2 про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду – справи про адміністративні правопорушення Охтирського міськрайонного суду за 2010 рік (протокол засідання ЕПК Державного архіву Сумської області № 4 від 24.04.2015 року)
- Опис № 5 справ постійного зберігання Охтирського міськрайонного суду – оригінали постанов та ухвал в порядку виконання вироку, постанови, ухвали за 2010-2011 роки (протокол засідання ЕПК Державного архіву Сумської області № 4 від 24.04.2015 року)
- - Опис № 5 (продовження) справ постійного зберігання Охтирського міськрайонного суду – оригінали вироків, постанов та ухвал у кримінальних справах за 2006 рік (протокол засідання ЕПК Державного архіву Сумської області № 4 від 24.04.2015 року)
Протягом І півріччя 2015 року архіваріусом суду постійно проводилась робота по виконанню запитів фізичних та юридичних осіб про видачу копій судових рішень з архіву суду. Також постійно проводиться робота по впорядкування архіву, станом на 01.07.2015 року відібрано для знищення 1650 справ в порядку адміністративного судочинства за 2008 рік та складено відповідний акт.
Згідно графіку передачі до архіву Охтирського міськрайонного суду судових справ, картотек, журналів за 2014 рік до архіву суду, згідно відповідних описів, були передані справи в порядку кримінального судочинства, справи в порядку адміністративного судочинства, справи про адміністративні правопорушення, справи з особового складу, справи загального діловодства суду. Всього було передано:
Справ в порядку кримінального судочинства:
- Опис № 1-кп-2014 (кримінальні провадження) – в кількості 182 справи;
- Опис № 1-кс-2014 (клопотання слідчого чи прокурора, скарга на дії, рішення чи бездіяльність слідчого, прокурора під час досудового розслідування, зави про відвід) – в кількості 731 справ;
- Опис № 1-в-2014 (клопотання (подання) пов’язані з виконанням судових рішень у кримінальному провадженні) - в кількості 110 справ;
- Опис № 1-о-2014 (справи за заявами про перегляд судового рішення за нововиявленими обставинами) - кількості 23 справ;
Справ в порядку адміністративного судочинства:
- Опис № 2-а-2014 (справи в порядку адміністративного судочинства) – в кількості 103 справи.
- Справи про адміністративні правопорушення:
- Опис № 3-2014 ( справи про адміністративні правопорушення) – в кількості 992 справи;
Справи з особового складу:
- Опис № 1-О-2014 – в кількості 5 справ.
Справи загального діловодства суду:
- Опис № 1 П -2014 (справи постійного зберігання) – в кількості 45 справ;
- Опис № Т-2014 (справи тривалого зберігання) – в кількості 3 справ;
- Опис № Тм - 2014 ( справи тимчасового зберігання) – в кількості 107 справ.
На протязі І півріччя 2015 року до 15 травня 2015 року в суді діяла експертна комісія, створена згідно наказу голови суду № 10 від 31 жовтня 2013 року в такому складі: голова експертної комісії - заступник голови суду Ярошенко Т.О., секретар комісії – архіваріус Світличну Л. І., члени комісії : Лупікова Т.О. - керівник апарату суду, Спасьонова С.М. – заступник керівника апарату суду, Марчевська К.Г. - секретар суду, Колісниченко Л.М. – секретар суду. Наказом голови суду № 7 від 13 травня 2015 року в суді було створено експертну комісію в такому складі: Голова комісії – заступник голови суду Кудін А.М., секретар комісії – архіваріус Світлична Л.І., члени комісії: керівник апарату суду Лупікова Т.О., заступник керівника апарату суду Спасьонова С.М., секретар суду Марчевська К.Г., секретар суду Колісниченко Л.М., начальник архівного відділу Охтирської міської ради – Шевченко О.В. Експертна комісія суду працювала згідно плану роботи на 2015 рік, який було затверджено головою суду 22 грудня 2014 року.
На протязі І півріччя 2015 року всього було проведено три засідання експертної комісії.
На засідання ЕК суду від 23 січня 2015 року (протокол ЕК суду № 1) було схвалено акти про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду»: акт № 1 (справи про адміністративні правопорушення Охтирського міськрайонного суду за 2009 рік), акт № 2 (справ про адміністративне правопорушення Охтирського міськрайонного суду за 2010 рік), акт № 3 (справи про адміністративне правопорушення Охтирського міськрайонного суду за 2011 рік), акт № 4 (справи за поданнями органу дізнання слідчого прокурора або скаргою на їх дії та рішення,розглянуті Охтирському міськрайонному суді за 2010-2011 роки), акт № 5 ( справи порядку виконання вироку, постанови Охтирського міськрайонного суду за 2010-2011 роки), акт № 6 (кримінальні справи Охтирського міськрайонного суду за 2006 рік). Також було схвалено описи справ постійного зберігання: опис № 5 (оригінали постанов та ухвал в порядку виконання вироку, постанови, ухвали за 2010-2011 роки), опис № 5 (оригінали вироків, постанов та ухвал у кримінальних справах за 2006 рік)
На засіданні ЕК суду від 21 травня 2015 року (протокол № 2) було розглянуто та схвалено описи передачі справ до архіву загального діловодства постійного зберігання П-2014, справ з особового складу 1-О-2014, опис справ тривалого (понад 10 років) зберігання – Т-2014, опис справ тимчасового зберігання - Тм-2014, а також описи справ в порядку адміністративного судочинства тимчасового зберігання 2-а-2014, опис справ про адміністративні правопорушення 3-2014.
На засіданні ЕК суду від 25.05.2015 року (протокол № 3) було схвалено описи передачі справ в порядку кримінального судочинства за 2014 рік.
Підготовку та оформлення судових справ та документів для зберігання в архіві суду здійснюють секретарі суду, відповідальні за облік кримінальних, цивільних справ, справ в порядку адміністративного судочинства, справ про адміністративні правопорушення.
Підготовку та оформлення справ з управлінської документації для передачі для зберігання в архіві суду проводить заступник керівника апарату суду – Спасьонова С.М., справ з особового складу – консультант з кадрової роботи – Курбатова В.М.
Судові справи та справи за номенклатурою справ, журнали, картотеки передаються до архіву суду за описами по формі згідно з Інструкцією.
З відібраних для знищення справ для постійного зберігання вилучаються оригінали рішень, ухвал, постанов судів, які підшиваються в тверду обкладинку та включаються в опис справ для постійного зберігання.
Видача судових документів з архіву здійснюється за заявою чи запитом за резолюцією голови суду по журналу видачі справ з архіву, який відповідає формі 34, визначеній правилами роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій, затвердженим Наказом Державного комітету архівів України від 16.03.2001 р. № 16, зі змінами та доповненнями. Особи, які отримали з архіву справу, в журналі ставлять особистий підпис.
Для підвищення рівня знань працівників суду на протязі І півріччя 2015 року архіваріусом та керівником апарату суду були проведені заняття: «Вивчення Інструкції з діловодства у місцевих загальних судах, затвердженої Наказом ДСА України № 173 17 грудня 2013 року», «Вивчення Інструкції про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду, затвердженої Наказом ДСА України № 168 від 15 грудня 2011 року», «Оформлення справ при передачі до архіву суду».
З метою покращення архівної роботи в суді на ІІ півріччя 2015 року заплановано:
1. Провести навчання з працівниками апарату суду на теми: Вивчення Інструкції з діловодства у місцевих загальних судах, затвердженої Наказом ДСА України № 173 17 грудня 2013 року
2. Перевірка роботи архіваріуса суду ( в грудні 2015 року)
3. Видача копій судових рішень з архіву суду;
4. Організація роботи експертної комісії суду;
5. Складання описів справ постійного зберігання, актів про вилучення для знищення справ та подання їх для погодження до ЕК суду
6. Представлення описів справ до архівного відділу Охтирської міської ради для схвалення.
7. Продовжити роботу по відбору для знищення справ, що не підлягають зберіганню та складання відповідних актів.
8. Скласти план роботи експертної комісії суду на 2016 рік.
В цілому, за вказаний період архівна робота в суді здійснювалась на належному рівні.
_03_03.png)
