АНАЛІЗ стану обліково-статистичної роботи в Охтирському міськрайонному суді за І півріччя 2015 року

            На виконання  вимог ДСА України, вимог ТУ ДСА України в Сумській області щодо проведення аналітичної роботи та об’єктивності показників статистичних звітів, відповідно до Закону України „Про судоустрій і статус суддів”  та на виконання плану  роботи  суду після кожного звітного періоду аналізується стан обліково-статистичної роботи в суді. Так в  І півріччі 2015 року проаналізовано стан обліково-статистичної роботи  за 2014 рік та відповідний аналіз направлено до ТУ ДСА України в Сумській області.  Також на протязі 2015 року вжито ряд організаційних та практичних заходів, спрямованих на покращення  статистичної роботи щодо первинного обліку справ та матеріалів, правильності складання  статистичних звітів, достовірності показників та вчасного подання їх до територіального управління ДСА України в Сумській області.  Особлива увага приділялась вивченню законодавства України з питань обліково-статистичної роботи, інструкцій, методичних вказівок, рекомендацій, що регулюють  стан обліково-статистичної роботи.

           

            Первинним обліком  судових справ та матеріалів, складанням статистичних звітів за встановленими формами, відповідно до посадових інструкцій, займаються секретарі суду. Первинним обліком цивільних справ та матеріалів займається секретар суду Колісниченко Л.М., справ та матеріалів в порядку адміністративного судочинства та про адміністративні правопорушення  –  секретар суду Руденко О.О., справ та матеріалів в порядку кримінального судочинства – секретар суду – Лихих О.В. Консультант суду Самондросова Л.В. здійснює контроль за своєчасним та якісним складання статистичних звітів, координує роботу секретарів суду.

           За своєчасне направлення  до ТУ  ДСА в Сумській області карток на осіб, стосовно яких судом розглянуто кримінальну справу  відповідає консультант суду Самондросова Л.В.

        Організаційне забезпечення ведення обліково-статистичної роботи покладається на керівника апарату суду Лупікову Т.О.

Працівники суду, які займаються первинним обліком і складанням статистичних звітів мають вищу юридичну освіту та практичний досвід роботи в суді.

              На протязі І півріччя 2015 року діловодство в суді ведеться відповідно до вимог  Інструкції з діловодства у місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, апеляційному суді Автономної республіки Крим та Вищому спеціалізованому  суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ, затвердженої наказом ДСА України № 173 від 17.12.2013 року, а також  Інструкції про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України № 168  від 15.12.2011 року, правилами роботи архівних підрозділів, органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій, затверджених Наказом  Державного комітету архівів України № 16 від 16.03.2001 року.

 Для  автоматизації документообігу в суді використовується  комп’ютерна програма «Д-3». Протягом року програма  постійно удосконалювалась  шляхом виходу нових версій.

            Складання та заповнення всіх форм звітності в суді здійснюється та  регламентуються відповідними інструкціями:

        - Інструкція щодо подання і заповнення форм звітності про розгляд апеляційними та місцевими (крім господарських) судами судових справ і матеріалів, затвердженої наказом ДСА України № 55 від 05 червня 2006 року (із змінами і доповненнями внесеними наказами ДСА України від 20.02.2008 р. № 15, від 01.06.2009 р. № 63, від 25.05.2011 р. № 95;  від 02.07.2012 року № 73, від 25.04.2013 року № 61;

- наказу ДСА України № 51 від 29.04.2009 року Про затвердження форми звітності № 1-Л «Звіт судів першої інстанції про стан розгляду справ про злочини, передбачені статтями 209, 209-1, 306 КК України» та Інструкції щодо її заповнення і подання;

- наказ ДСА України № 50 від 24.04.2014 року про внесення змін до наказу ДСА України  від 29.04.2009 року 51;

- наказу ДСА України № 82 від 17 червня 2010 року Про затвердження форм звітності №1-ОП «Звіт про оперативність розгляду місцевими та апеляційними загальними судами кримінальних справ» та Інструкції щодо її заповнення;

- наказу ДСА України  № 41 від 22 березня 2013 року «Про затвердження форми звітності про оперативність розгляду місцевими загальними судами матеріалів кримінального провадження»;

- наказу  ДСА  України  № 8 від 19.01.2015 року Про внесення змін до наказу Державної  судової адміністрації України від 22.03.2013 року

- наказу ДСА України № 153 від 14 листопада 2012 року «Про затвердження форм звітності про стан судимості та склад засуджених»

    - Інструкція щодо формування картки на особу, стосовно якої судом розглянуто матеріали кримінального провадження, затверджена Наказом ДСА України 05.12.2013 року за № 169;

- Наказ Генерального прокурора України та Голови ДСА України  від 14.08.2014 року №82/108 «Про затвердження порядку надсилання інформації про осіб у кримінальних провадженнях та електронних копій судових рішень щодо осіб, які вчинили кримінальне правопорушення;

- Інструкція щодо заповнення форми картки обліку сум шкоди, завданої злочином, затверджена наказом ДСА України № 21 від 17.02.2005 р.;

-  наказом ДСА України № 172 від 21.12.2012 року «Про затвердження форми звітності № 10 «Звіт про  справляння , звільнення від сплати  та повернення судового збору в місцевих та апеляційних судах»;

- Наказ ДСА України № 151 від 15.11.2013 року «Про внесення змін до переліку відомостей про судовий збір, що вносяться  до автоматизованої системи документообігу  суду в місцевих та апеляційних судах»;

- наказ ДСА України № 166 від 04.12.2013 року «Про внесення змін  до форми звітності № 10 «Звіт  про справляння, звільнення від сплати та повернення судового збору в місцевих та апеляційних судах»;

- рішенням Ради суддів від 31.10.2013 року № 114 про класифікатор категорій адміністративних справ та методичні роз’яснення щодо його застосування;

- наказ ДСА України № 41 від 21.03.2014 року «Про затвердження форм звітностей про вибори у 2014 році»;

-наказ   ТУ ДСА України та  прокуратури Сумської області № 39/18  від 17.02.2015 року « Про забезпечення міжвідомчого обміну інформацією щодо осіб у кримінальних провадженнях».

- відповідними Інструкціями та рекомендаціями ДСА України щодо заповнення відповідних статистичних  форм звітності, а також Переліком судових справ і документів, що утворюються в діяльності суду, із зазначенням строків зберігання, затверджених наказом ДСА України від 11.02.2010 року № 22.

   У суді за дотриманням положень  Інструкції щодо подання і заповнення форм звітності та вимог методичних рекомендацій щодо складання звітів, контроль за своєчасним та якісним складанням статистичних звітів відповідають працівники апарату суду, відповідно до своїх посадових інструкції, затверджених наказом керівника апарату суду .

Відповідальною  особою  за використання та збереження комп’ютерної техніки є головний спеціаліст з інформаційних технологій, за електронну пошту – заступник керівника апарату суду,  за  обробку статистичних карток в комп’ютерній програмі „Д-3” – секретарі суду відповідних канцелярій.

Посадові інструкції всіх працівників суду розроблені у відповідності до Типових посадових інструкцій. Всі працівники з ними ознайомлені , про що свідчать їх підписи, та керуються ними в роботі.

  На протязі І півріччя  2015 року  приділялась  особлива увага організації роботи канцелярії суду, веденню діловодства та організації контролю за виконанням документів, складанню і оформленню службових документів, веденню первинного обліку, стану обліково-статистичної та кодифікаційної роботи суду, організації роботи архіву суду.

На виконання планів роботи на І  півріччя 2015 року  щоквартально проводились перевірки роботи:

-         Секретаря суду Колісниченко Л.М., яка займається первинним обліком справ в порядку цивільного судочинства;

-         Секретаря суду Лихих О.В., яка займається первинним обліком справ в порядку кримінального судочинства;

-         Секретаря суду Руденко О.О.,яка займається первинним обліком справ про адміністративні правопорушення та справ в порядку адміністративного с судочинства;

-         Секретаря суду Руденко О.О. щодо звернення до виконання  постанов  по  справах про адміністративні правопорушення щодо накладення штрафів, адміністративного арешту, конфіскації предметів.

-         Секретарів судового засідання  щодо правильності ведення журналів розгляду судових справ і матеріалів  суддею;

-         Помічників суддів щодо правильності ведення  контрольних журналів;

-         Працівників апарату суду щодо ведення конспектів  проведених навчань;

-         Архіваріуса суду Світличної Л.І.  щодо впорядкування  архіву та дотримання Інструкції про передачу справ та матеріалів до архіву суду.

   За результатами перевірок складалися відповідні довідки. Довідки обговорювались на нарадах працівників апарату та працівникам. Було проаналізовано помилки, які були виявлені при перевірках та працівників апарату суду, які допускалися помилок в своїй роботі, було попереджено в подальшому більш відповідально ставитися до виконання своїх посадових обов’язків та в подальшому не допускати помилок.

      Крім щоквартальних перевірок, на протязі І півріччя 2015 року також секретарями суду, які займаються первинним обліком справ в порядку цивільного судочинства, кримінального судочинства, справ про адміністративні правопорушення, справ в порядку адміністративного судочинства щомісячно проводились перевірки  своєчасного та повного внесення  інформації секретарями  судового засідання та помічниками  суддів  в програму «Д-3» щодо процесуальних дій та рішень по справах. За результатами перевірок складалися відповідні довідки , які обговорювалися на нарадах працівників апарату.

       На протязі І півріччя 2015 року помічниками суддів  щоквартально проводилась  перевірка вироків суду  щодо накладення штрафу, конфіскації майна, арешту, щодо зміни запобіжного заходу відносно підсудного на взяття під варту з часу вступу  вироку в законну силу, в частині речових доказів, а також  виконання постанов про направлення справ на додаткове розслідування.

     Консультантом суду Самондросовою Л.В. на протязі І півріччя 2015  року  щомісячно проводилась перевірка правильності заповнення карток обліку сум шкоди, завданої злочином. В січні 2014 року консультантом суду було проведено перевірку обліку  та зберігання речових доказів, про що складено відповідну довідку, яку обговорено на нараді працівників апарату суду.

           23.02.2015 року була проведена щорічна оцінка виконання державними службовцями покладених  на них обов’язків і завдань за підсумками роботи у 2014 році.  Всього було проведено щорічну оцінку 26 державним службовцям,  10 держслужбовців не підлягали проведенню щорічної оцінки (1-вагітна жінка, 9- працівники, які призначені на посаду у звітному періоді). За результатами проведення щорічної оцінки  13 - державних службовців отримали високу оцінку, 13 – добру.

            Робота суду планується по півріччям. Всі заплановані заходи  на І півріччя 2015 року виконані.

            Згідно плану  роботи  на І півріччя 2015 року було проведено наступні аналізи та узагальнення:

-         Аналіз обліково-статистичної  роботи за 2014 рік;

-         Аналіз  статистичних даних за 2014 рік;

-         Аналіз  ефективності діяльності  суду за 2014 рік та розміщення базових показників ефективності на веб-сайті суду;

-         Аналіз  стану  оперативності розгляду  кримінальних справ та причини недодержання розумних строків розгляду справ щодо осіб, які утримуються під вартою та щодо неповнолітніх за 2014 рік;

-         Аналіз якості розгляду справ усіх категорій за 2014 рік;

-         Аналіз архівної роботи;

-         Узагальнення  причин скасування судових рішень по справам в порядку адміністративного судочинства  та направлення  його до Харківського апеляційного  адміністративного суду;

-         Аналіз  судової практики розгляду заяв про перегляд судових рішень за ново виявленими обставина  в порядку кримінального провадження за 2014 рік

-         Аналіз практики розгляду слідчими суддями клопотань про тимчасовий доступ до речей і документів розглянутих у 2014 році.

 На протязі  І півріччя  2015 року щоквартально здійснювалися звірки з Охтирським КВІ щодо своєчасного направлення на виконання вироків суду, з територіальною державною інспекцією праці по кількості переданих та розглянутих справ про адмінправопорушення за ст. 41 ч. 1 КУпАП, з Охтирським МВ УМВС України  про кількість переданих та розглянутих подань про встановлення адміністративних наглядів.

 Щомісячно, згідно плану роботи суду та в необхідних випадках проводилися навчання працівників суду  з актуальних питань застосування нового законодавства, вивчення та застосування законодавства інших нормативних документів в практичній роботі, з питань впровадження та функціонування автоматизованої системи документообігу, по виконанню вимог законодавства щодо боротьби з корупцією. Заступником голови суду було проведено  заняття з помічниками суддів з приводу застосування норм законодавства при написанні проектів судових рішень, а також було обговорено інші проблемні питання при складанні проектів процесуальних документів.

Крім того, щопонеділка проводяться наради з працівниками апарату суду з вивчення та обговоренням  актуальних питань, які виникають в роботі суду, а також обговорювались листи з ТУ ДСА України, Апеляційного суду Сумської області,  відносно діяльності суду та роз’яснення законодавства. На протязі  І півріччя 2015 року  головним спеціалістом з інформаційних технологій з працівниками апарату суду  проводились навчання  з питань впровадження  та функціонування КП «Д-3»(ознайомлення з оновленнями в програмі, надання консультацій , методичної та практичної допомоги  працівникам апарату суду як користувачам КП «Д-3»).

 На протязі І півріччя 2015 року  на веб-сайті Охтирського міськрайонного суду  інформація постійно оновлювалась, було розміщено  «Огляд  статистичних даних за 2014 рік», « Аналіз обліково-статистичної роботи за 2014 рік», « Результати  перевірки суддів Охтирського міськрайонного суду на виконання вимог Закону « Про очищення влади», « Повідомлення щодо проведення  загальних  зборів суддів та обрання голови суду та заступника голови суду» та інше. 

На протязі І півріччя 2015  року  щопонеділка проводилися оперативні наради суддів  на яких було обговорено наступні питання:

-         Довідки  про строки  розгляду справ усіх категорій;

-         Проаналізовано  навантаженість по суду  на кожного суддю, якість розгляду справ усіх категорій  по суду і по кожному судді окремо;

-         Обговорено довідки по аналіз несвоєчасного розгляду справ та причин скасування рішень , які  розглянуті в порядук передбаченому КАС України за 1 квартал 2015 року;

-         Затверджено  Положення про апарат Охтирського мійськрайонного суду ;

-         Проведено дострокові вибори голови та заступника Охтирського міськрайонного суду;

-         Обговорено Типове положення  про збори  суддів  судів загальної юрисдикції, затвердженого Рішенням Ради суддів № 40 від 16.04.2015 року.

Крім того, щопонеділка, на оперативних нарадах суддів  постійно обговорюються питання щодо змін в законодавстві України,  про кількість оскаржуваних рішень суду в апеляційному та Вищому спеціалізованому суді, результати їх перегляду та причини їх скасування, обговорення довідок , які надаються секретарями суду на нараду суддів про кількість справ, які знаходяться в  провадженні  суддів та нерозглянуті у встановлені законодавством строки, обговорення проблемних питань, які виникають при здійсненні судочинства, питання організації роботи суду та інші нагальні питання.

На протязі І півріччя  2015 року проводились загальні збори суддів, на яких були обговорені питання:

-          Обговорення аналізу причин тривалого знаходження справ понад один рік у провадженні суддів (щомісячно);

-          Обговорення окремої ухвали апеляційного суду Сумської області про виявлені порушення норм процесуального права;

-          Визначення складу колегій для розгляду кримінальних проваджень  щодо злочинів, за вчинення яких передбачено покарання у вигляді позбавлення волі на строк більше 10 років;

            Щоквартально відповідно до листа ТУ ДСА направляються дані по звітах форми 1-ОП  про оперативний розгляд  судом кримінальних справ.

            Щомісячно  здійснюється передача в електронному вигляді судових рішень до ЄДРСР.

             На протязі І півріччя 2015 року велика увага приділялась навчанню та підвищенню кваліфікації судів та працівників апарату суду. Постійно тримаються на контролі роз’яснення та пропозиції ТУ ДСА в Сумській області щодо належного та правильного оформлення та складання статистичних звітів по кожній формі. Працівники апарату суду протягом І півріччя 2015 року підвищували свій професійний рівень шляхом самоосвіти.

            Суддя Олійник О.В. проходила навчання для підготовки суддів призначених на посаду вперше з 14 по 24 квітня 2015 року в Харківському національному відділенні школи суддів;

           Суддя Соколова Н.О. проходила навчання для  підготовки суддів призначених на посаду вперше  з 14 по 24  квітня 2015 року в Харківському регіональному відділенні школи суддів;

          Секретар судового засідання Зубатова І.В. проходила навчання  з 02 по 06  лютого 2015 року, яке проходило в Харківському регіональному відділенні школи суддів;

        В червні 2015 року було з працівниками апарату суду  проведено заняття в режимі відео конференції  на тему: особливості комунікативної   діяльності суду, планування дій. Суди та ЗМІ»  та на тему : « Антикорупційне  законодавство»

       Крім того, в червні 2015 року з працівниками апарату суду , відповідальними за первинний облік справ та матеріалів та складання статистичних звітів було проведено навчання в режимі відео конференції з приводу складання піврічних статистичних звітів.

   З урахуванням вищевикладеного та для належної організації обліково-статистичної роботи, аналітичної роботи, для поліпшення якості  підготовки звітів та  належного оформлення та складання документів рекомендовано:

1.      Постійно здійснювати контроль за веденням діловодства в суді, приділяючи особливу увагу первинній реєстрації та обліку судових справ і матеріалів, які надійшли до суду, повноті заповнення документів первинного обліку, вчасності здачі секретарями судових засідань справ до канцелярії;

2.     Планувати і постійно проводити навчання з працівниками апарату судів, які займаються питаннями обліково-статистичної роботи та судової статистики.

3.   Під час проведення занять з працівниками апарату суду, які займаються веденням судової статистики, крім вивчення інструкцій щодо заповнення форм звітності, приділяти увагу вивченню положень Кримінального кодексу України, Кримінально-процесуального кодексу України, Цивільного кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу адміністративного судочинства України, знання яких суттєво впливає на якість підготовки звітів, а також положень Закону України  „Про судоустрій і статус суддів”;

4. Після кожного звітного періоду аналізувати стан обліково-статистичної роботи, аналіз огляду статистичних даних, аналіз архівної роботи, аналіз стану організації роботи по зверненням громадян;

5.  Вживати додаткових заходів щодо підвищення кваліфікації працівників апарату суду, які займаються первинним обліком справ та підготовкою звітів.

6. Користувачам звернути належну увагу на правильність реєстрації судових справ та матеріалів, заповненню обліково-статистичних карток  в КП  «Д-3», що також впливає на достовірність формування звітів в цій системі.

7. Щоквартально проводити перевірку роботи секретарів суду, які займаються первинним обліком справ та матеріалів, архіваріуса суду;

8. Щоквартально проводити перевірку секретарів суду та помічників суддів по ведення журналів розгляду справ та матеріалів суддею та контрольних журналів;

9. Щоквартально проводити перевірку роботи працівників апарату суду по веденню конспектів.

З метою покращення якості розгляду справ та посиленням контролю за дотриманням строків розгляду справ:

-          зобов’язати секретарів суду, які займаються обліком цивільних, кримінальних та справ в порядку адміністративного судочинства щопонеділка надавати на нараду суддів інформацію про залишок нерозглянутих справ окремо по суддях.

-          Звернути увагу суддів на недопущення помилок та недоліків при розгляді справ, які можуть потягнути за собою розгляд справ понад строки, встановлені законодавством.

-          Постійно працювати над підвищенням показників по якості розгляду  справ та їх розгляду у встановлені законом строки

-          Щопонеділка на виробничих нарадах суддів, по мірі необхідності , обговорювати та вирішувати проблемні питання, які виникають при розгляді справ