Отримуйте інформацію лише з офіційних джерел
Єдиний Контакт-центр судової влади України 044 207-35-46
АНАЛІЗ АРХІВНОЇ РОБОТИ
В ОХТИРСЬКОМУ МІСЬКРАЙОННОМУ СУДІ
ЗА 2013 рік.
З метою підвищення ефективності організації архівної справи та на виконання планів роботи суду, один раз на півріччя, в кінці звітного періоду, в суді аналізується архівна робота. Так, в І півріччі 2013 року було проаналізовано стан архівної роботи за 2012 рік та в ІІ півріччі 2013 року було проаналізовано стан архівної роботи за І півріччя 2013 року. Було заплановано ряд заходів, спрямованих на покращення якості та оперативності ведення архівної справи.
На протязі 2013 року архівна робота в суді велася відповідно до діючих нормативно – правових актів, а саме:
- Інструкції з діловодства у місцевому загальному суді, затвердженої Наказом ДСА України від 27.06.2006 року № 68 із змінами та доповненнями;
- Інструкції про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду , зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду, затвердженої Наказом ДСА України № 168 від 15.12.2011 року;
- Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ , організацій, зареєстровані в Міністерстві юстиції 8 травня 2001 року за № 407/5598 із змінами, внесеними згідно з наказом Державного комітету архівів № 87 від 05.06.2007 року;
- Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 8 серпня 2007 року № 1004;
- Положення про умови зберігання архівних документів, затвердженим Наказом Державного комітету архівів України від 15.01.2003 р. № 6;
- Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 року № 578/5;
- Переліку судових справ, що утворюються в діяльності суду , із зазначенням строків зберігання документів, затверджений Наказом ДСА України 11.02.2010 року № 22, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 03.03.2010 року за № 201/17496;
Положення про архів Охтирського міськрайонного суду схвалене експертною комісією Архівного відділу Охтирської міської ради ( протокол № 1 від 28.01.2013 року) та затверджено головою суду 04.02.2013 року.
На протязі 2013 року експертна комісія суду керувалася в своїй роботі Положенням про експертну комісію суду, яке було схвалене експертною комісією Архівного відділу Охтирської міської ради (протокол № 1 від 28.01.2013 року) та затверджено головою суду 04.02.2013 року.
Наказом міністерства юстиції України № 1227/5 від 19.06.2013 року було затверджене Типове положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації. На виконання Наказу територіального управління Державної судової адміністрації України в Сумській області № 45 від 25 жовтня 2013 року в суді було розроблене Положення про експертну комісію Охтирського міськрайонного суду у відповідності до Типового положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації. Положення про експертну комісію суду було розглянуте на засіданні експертної комісії суду ( протокол № 5 від 07.11.2013 року), схвалено експертною комісією Архівного відділу Охтирської міської ради та затверджено головою суду 14 листопада 2013 року .
В суді складено історичну довідку , яка містить інформацію про дату створення суду, його організаційну структуру, на яку територію поширюється дія суду, його функції, зміна назви, причина реорганізації. Історична довідка розміщена на офіційному веб-сайті Охтирського міськрайонного суду.
Архівний фонд Охтирського міськрайонного суду почав формуватися в 1943 році.
Архівні документи зберігаються в двох пристосованих кімнатах – сховищах, площею
Стан приміщення архіву Охтирського міськрайонного суду не відповідає вимогам «Положення про умови зберігання архівних документів», затвердженого наказом Державного комітету архівів України від 15 січня 2003 року № 6 в частині дотримання оптимальних умов зберігання документів, а саме:
- відсутні металеві двері в архівосховища;
- відсутні плафони на електролампочках;
- дерев’яні стелажі не оброблені вогнезахисним розчином;
- стелажі розміщені впритул до зовнішніх стін будівлі;
- двері до архівосховище не підключені до сигналізації;
На даний час в суді знаходиться велика кількість справ за позовами фізичних осіб про нарахування та стягнення соціальних виплат, які були розглянуті в 2008-2011 роках. Строк зберігання цих справ ще не закінчився, оскільки майже всі справи були переглянуті судами вищої інстанції, і тому вони займають значну площу в приміщеннях архіву суду, що значно ускладнює розміщення в ньому справ інших категорій, які передаються до архіву суду щорічно.
Архіваріусом суду на протязі 2013 року була проведена значна робота по впорядкуванню архіву. Було впорядковано цивільні справи, які знаходились в провадженні Охтирського міськрайонного суду починаючи з 2004 по 2006 рік.
Всього на протязі 2013 року Державним архівом Сумської області було погоджено:
- Опис справ постійного зберігання (оригінали рішень , ухвал по цивільних справах за 2004 рік) - протокол засідання ЕПК Державного архіву Сумської області № 5 від 29.03.2013 року;
- Опис справ постійного зберігання (оригінали рішень, ухвал по цивільних справах за 2005 рік) – протокол ЕПК Державного архіву Сумської області № 14 від 25.10.2013 року;
- Опис справ постійного зберігання (оригінали рішень, ухвал по цивільних справах за 2006 рік) – протокол ЕПК Державного архіву Сумської області № 14 від 25.10.2013 року;
- Опис справ постійного зберігання (цивільні справи за 2004-2006 роки) - протокол засідання ЕПК Державного архіву Сумської області № 9 від 21.06.2013 року;
- Акт про вилучення для знищення справ, що не підлягають зберіганню по справам про адміністративні правопорушення за 2006 рік - протокол засідання ЕПК Державного архіву Сумської області № 14 від 25.10.2013 року;
- Акт про вилучення для знищення справ, що не підлягають зберіганню по цивільним справам за 2004 рік - протокол засідання ЕПК Державного архіву Сумської області № 14 від 25.10.2013 року;
- Акт про вилучення для знищення справ, що не підлягають зберіганню по цивільним справам за 2005 рік - протокол засідання ЕПК Державного архіву Сумської області № 14 від 25.10.2013 року;
- Акт про вилучення для знищення справ, що не підлягають зберіганню по цивільним справам за 2006 рік - протокол засідання ЕПК Державного архіву Сумської області № 14 від 25.10.2013 року;
На даний час проведення роботи по впорядкуванню архіву продовжується та в 2014 році планується подати для схвалення на засідання експертної комісії Архівного відділу Охтирської міської ради акти про вилучення для знищення справ, які не підлягають зберіганню по справам про адміністративні правопорушення за 2007-2008 роки та акт про вилучення для знищення справ, що не підлягають зберіганню по цивільним справам за 2007 рік, акти про вилучення для знищення справ, що не підлягають зберіганню по кримінальним справам за 2004-2006 роки та по справам в порядку кримінального судочинства за поданнями про звільнення від кримінальної відповідальності (1-п) за 2004-2008 роки.
Протягом 2013 року архіваріусом суду постійно проводилась робота по виконанню запитів фізичних та юридичних осіб про видачу копій судових рішень з архіву суду.
Згідно графіку передачі до архіву Охтирського міськрайонного суду судових справ, картотек, журналів за 2012 рік до архіву суду, згідно відповідних описів, були передані справи в порядку кримінального судочинства, справи в порядку цивільного судочинства, справи в порядку адміністративного судочинства, справи про адміністративні правопорушення, справи з особового складу, справи загального діловодства суду.
Справ в порядку кримінального судочинства:
- Опис № 1-2012 (кримінальні справи - в кількості 277 справ;
- Опис № 4-2012 (справи за поданнями органу дізнання, слідчого , прокурора або скаргою на їх дії) – в кількості 253 справи;
- Опис № 5-2012 ( справи в порядку виконання вироків) – в кількості 123 справи;
- Опис № 1-П-2012 ( справи про закриття) – в кількості 124 справи;
- Опис № 1-в-2012 (клопотання (подання), пов’язані з виконанням судових рішень у кримінальному провадженні) – в кількості 6 справ;
- Опис № 1-кп-2012 (кримінальні провадження) – в кількості 2 справ;
- Опис № 1-н-2012 ( кримінальні справи відносно неповнолітніх) – в кількості 1 справи;
- Опис № 1-кс-2012 (клопотання слідчого чи прокурора, скарга на дії, рішення чи бездіяльність слідчого, прокурора під час досудового розслідування, заява про відвід судді) – в кількості 23 справ.
Справ в порядку цивільного судочинства:
- Опис № 2Ц-П-2012 (справи постійного зберігання) – в кількості 6 справ;
- Опис № 2Ц-Т-2012 (справи тривалого зберігання) – в кількості 325 спарав;
- Опис № 2Ц-Тм-2012 (справи тимчасового зберігання) – в кількості 1726 справ;
Справ в порядку адміністративного судочинства:
- Опис № 2-а-2012 (справи адміністративного провадження) – в кількості 240 справ Справ про адміністративні правопорушення:
- Опис № 3-2012 ( справи про адміністративні правопорушення) – в кількості 1607 справ;
- Опис № 3-В-2012 ( справи в порядку виконання постанов у справах про адміністративні правопорушення)- в кількості 14 справ.
Справи з особового складу:
- Опис № 1-О-2012 – в кількості 9 справ.
Справи загального діловодства суду:
- Опис № 1 -2012 (справи постійного зберігання) – в кількості 63 справ;
- Опис № Т-2012 (справи тривалого зберігання) – в кількості 1 справи;
- Опис № Тм - 2012 ( справи тимчасового зберігання) – в кількості 101 справи.
З 22 жовтня 2012 року по 31 жовтня 2013 року в суді діяла експертна комісія, створена згідно наказу голови суду № 16 від 22 жовтня 2013 року в такому складі: голова експертної комісії - заступник голови суду Ярошенко Т.О., секретар комісії – архіваріус Світличну Л. І., члени комісії : Спасьонова С.М. - керівник апарату суду, Марчевська К.Г. - секретар суду, Ткаченко Л.П. – секретар суду, Колісниченко Л.М. – секретар суду. У зв’язку зі змінами у штатному розписі, наказом голови суду № 10 від 31 жовтня 2013 року створена експертна комісія в такому складі: голова експертної комісії - заступник голови суду Ярошенко Т.О., секретар комісії – архіваріус Світличну Л. І., члени комісії : Лупікова Т.О. - керівник апарату суду, Спасьонова С.М. – заступником керівника апарату суду, Марчевська К.Г. - секретар суду, Колісниченко Л.М. – секретар суду.
На протязі 2013 року всього було проведено шість засідань експертної комісії.
Перше засідання експертної комісії відбулося 17 травня 2013 року, на якому було розглянуто описи передачі справ постійного, тривалого (понад 10 років) та тимчасового зберігання за 2012 рік до архіву суду. Експертною комісією суду було постановлено схвалити вказані описи та передати їх для затвердження голові суду.
Друге засідання експертної комісії відбулося 21 травня 2013 року на якому було розглянуто описи цивільних справ постійного зберігання за 2004-2012 роки та вирішено подати їх для схвалення на засідання ЕК архівного відділу Охтирської міської ради, на погодження ЕПК Державного архіву Сумської області.
Третє засідання експертної комісії відбулося 29 липня 2013 року, на якому було розглянуто акти про вилучення для знищення справ, що не підлягають зберіганню та описи справ постійного зберігання, а саме: акт № 3 про вилучення для знищення справ про адміністративні правопорушення, що не підлягають зберіганню за 2006 рік; акт № 4 про вилучення для знищення цивільних справ, що не підлягають зберіганню за 2004 рік; акт № 5 про вилучення для знищення цивільних справ, що не підлягають зберіганню за 2005 рік; акт № 6 про вилучення для знищення цивільних справ за 2006 рік; опис № 3(продовження) справ постійного зберігання (оригінали рішень, ухвал по цивільним справам за 2005 рік; опис № 3 (продовження) справ постійного зберігання (оригінали рішень, ухвал по цивільним справам за 2006 рік). На засіданні експертної комісії було вирішено вказані акти та описи схвалити, подати їх на схвалення ЕК Архівного відділу Охтирської міської ради та на погодження ЕПК Державного архіву Сумської області, після чого подати їх для затвердження голові суду.
Четверте засідання експертної комісії суду відбулося 30 липня 2013 року на якому були розглянуті описи передачі справ і документів до архіву суду. Було схвалено описи передачі справ в порядку кримінального судочинства, в порядку цивільного судочинства, в порядку адміністративного судочинства, справ про адміністративні правопорушення, справ з особового складу, справ з управлінської документації.
П’яте засідання експертної комісії суду відбулося 07 листопада 2013 року, на якому було розглянуто питання про схвалення положення про експертну комісію суду та було вирішено схвалити Положення та подати його для схвалення до ЕК Архівного відділу Охтирської міської ради.
Шосте засідання експертної комісії суду відбулося 20 грудня 2013 року на якому було розглянуто зведену номенклатуру справ Охтирського міськрайонного суду на 2014 рік та вирішено подати для затвердження голові суду.
Підготовку та оформлення судових справ та документів для зберігання в архіві суду здійснюють секретарі суду, відповідальні за облік кримінальних, цивільних справ, справ в порядку адміністративного судочинства, справ про адміністративні правопорушення.
Судові справи та справи за номенклатурою справ, журнали, картотеки передаються до архіву суду за описами по формі згідно з Інструкцією.
На протязі 2013 року експертна комісія Охтирського міськрайонного суду працювала відповідно до річного плану роботи , затвердженого головою суду 04.02.2013 року. Всі пункти плану роботи були виконані у встановлені строки.
З відібраних для знищення справ для постійного зберігання вилучаються оригінали рішень, ухвал, постанов судів та наступних ухвал, постанов судів вищого рівня, які підшиваються в тверду обкладинку та включаються в опис справ для постійного зберігання.
В номенклатурі поточного діловодства на 2014 рік архівна робота виділена в окремий розділ, який включає в себе наступні справи:
06-01 Інструкції, вказівки, рекомендації, методичні вказівки, що регулюють організацію роботи з архівом суду та архівним підрозділом органу державної влади;
06-01.01 Положення про архів Охтирського міськрайонного суду Сумської області;
06-01.02 Положення про експертну комісію Охтирського міськрайонного суду Сумської області;
06-02 Протоколи засідань експертної комісії суду;
06-03 Плани засідань експертної комісії суду;
06-04 Описи справ постійного зберігання;
06-05 Опис справ тривалого (понад 10 років) зберігання;
06-06 Опис справ з особового складу;
06-07 Описи передачі справ і документів до архіву суду;
06-08 Акти про вилучення для знищення справ (документів, що не підлягають зберіганню);
06-09 Акти списання періодичних видань;
06-10 Номенклатура справ (зведена);
06-11 Листування про вдосконалення архівної справи;
06-12 Листування (заяви, запити громадян і організацій, відповіді на них) про надання копій судових документів з архіву суду;
06-13 Журнал видачі копій судових документів з архіву суду;
06-14 Журнал обліку видачі справ з архіву.
Видача судових документів з архіву здійснюється за заявою чи запитом за резолюцією голови суду по журналу видачі справ з архіву, який відповідає формі 34, визначеній правилами роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій, затвердженим Наказом Державного комітету архівів України від 16.03.2001 р. № 16, зі змінами та доповненнями. Особи, які отримали з архіву справу, в журналі ставлять особистий підпис.
25 вересня 2013 року спеціалістами територіального управління Державної судової адміністрації України в Сумській області було проведено вивчення організації діяльності Охтирського міськрайонного суду. Було також перевірено ведення архівної справи. За результатами перевірки було складено відповідну довідку, в якій надано рекомендації голові та керівнику апарату суду з метою покращення роботи. При перевірці ведення архівної справи було виявлено один недолік, а саме: Положення про експертну комісію суду та Положення про архів суду були затверджені головою суду 04.021.2013 року, схвалені ЕК архівного відділу Охтирської міської ради, але всупереч вимогам п. 8 Положення про експертну комісію Охтирського міськрайонного суду не були схвалені експертною комісією суду. Станом на 05.11.2013 року вказаний недолік було виправлено, про що складено довідку та направлено до ТУ ДСА України в Сумській області.
З метою контролю належної організації роботи по впорядкуванню архіву на протязі 2013 року згідно планів роботи на І та ІІ півріччя 2013 року архіваріусом суду Світличною Л.І. щоквартально керівнику апарату суду надавалась довідка про стан виконання роботи по впорядкуванню архіву. На протязі 2013 року в червні та у вересні було проведено перевірку роботи архіваріуса суду, про що складено відповідні довідки, які були обговорені на виробничій нараді працівників апарату суду.
Для підвищення рівня знань працівників суду на протязі 2013 року архіваріусом та керівником апарату суду були проведені заняття на тему: «Оформлення справ при передачі до архіву», «Вивчення Інструкції з діловодства у місцевому загальному суді із змінами та доповненнями».
З метою покращення архівної роботи в суді на І півріччя 2014 року заплановано:
1. Провести навчання з працівниками апарату суду на теми: «Вивчення Інструкції з діловодства у місцевих загальних судах , затвердженої Наказом ДСА України 17 грудня 2013 року № 173», «Оформлення справ при передачі до архіву суду»
2. Скласти графік передачі судових справ та документів, що утворюються в діяльності суду за 2013 рік;
3. Щоквартально проводити перевірку роботи архіваріуса суду по упорядкуванню архіву та дотримання вимог Інструкції про передачу справ та матеріалів до архіву суду.
4. Складання архіваріусом суду щоквартально довідки про стан виконання роботи по впорядкуванню архіву та обговорення довідки на нараді працівників апарату суду.
5. Продовжити роботу по відбору для знищення справ, що не підлягають зберіганню та складання відповідних актів.
6. Скласти зведені річні описи справ постійного зберігання, тривалого (понад 10 років) та тимчасового зберігання, справ з особового складу та розглянути їх на засіданнях експертної комісії суду.
В.о. голови Охтирського
міськрайонного суду: Т.О. Ярошенко
Вик. Спасьонова
2-31-60
_03_03.png)
