Охтирський міськрайонний суд Сумської області

ЗАТВЕРДЖЕНО
рішенням зборів суддів Охтирського
міськрайонного суду Сумської області
№ 3 від 01 квітня 2025 року

ЗАСАДИ ВИКОРИСТАННЯ АВТОМАТИЗОВАНОЇ СИСТЕМИ
ДОКУМЕНТООБІГУ ОХТИРСЬКОГО МІСЬКРАЙОННОГО СУДУ СУМСЬКОЇ ОБЛАСТІ

(чинна редакція)

1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

1.1.Засади використання автоматизованої системи документообігу Охтирського міськрайонного суду Сумської облласті (далі - Засади) розроблено та затверджено на виконання вимог Положення про автоматизовану систему документообігу суду (далі - Положення про АСДС) за результатами розгляду питань стосовно порядку функціонування автоматизованої системи. У разі внесення змін до Засад збори суддів Охтирського міськрайонного суду Сумської області (далі – суду) новим рішенням затверджують відповідні зміни до Засад.
1.2 Засади (зі змінами та доповненнями) вносяться до автоматизованої системи та оприлюднюються на вебпорталі судової влади України не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.
1.3 Правовою підставою для розроблення цих Засад є вимоги:
- Кримінального процесуального кодексу України,
- Цивільного процесуального кодексу України,
- Кодексу адміністративного судочинства України,
- Кодексу України про адміністративні правопорушення,
- Закону України «Про судоустрій і статус суддів»,
- Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг»
- Закону України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги»;
- Закону України «Про інформацію»;
- Закону України «Про захист інформації в інформаційно-комунікаційних системах»;
- Закону України «Про захист персональних даних»
- Положення про автоматизовану систему документообігу суду,
- Положення про збори суддів Охтирського міськрайонного суду
та інших нормативно-правових актів.

2. ФУНКЦІОНАЛЬНІ ОБОВ»ЯЗКИ, ПРАВА КОРИСТУВАЧІВ АВТОМАТИЗОВАНОЇ СИСТЕМИ

2.1. Функціональні обов»язки, права користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї в суді визначаються на підставі наказів голови суду відносно суддів та наказів керівника апарату суду відносно працівників апарату суду
2.2 Внесення змін, видалення реєстраційних даних щодо конкретної судової справи не допускається, крім випадків, зумовлених необхідністю, що підтверджується матеріалами судової справи, виправлення технічних помилок, описок тощо.
Внесення змін, видалення реєстраційних даних в АСДС здійснюється керівником апарату суду ( у разі його відсутності – особою, яка виконує його обов»язки) на підставі доповідної записки відповідального працівника апарату суду (відповідно до його функціональних прав та обов’язків) з обгрунтуванням необхідності внесення змін та видалення даних в АСДС .

3. ОСОБЛИВОСТІ РОЗПРОДІЛУ СУДОВИХ СПРАВ МІЖ СУДДЯМИ

3.1 Автоматизований розподіл судових справ здійснюється за правилами, встановленими Положенням про АСДС та цими Засадами .

3.2 Розподіл судових справ здійснюється в суді в день їх реєстрації, в робочий час, на підставі інформації , внесеної до АСДС , уповноваженою на підставі наказу керівника апарату суду особою , відповідальною за здійснення автоматизованого розподілу судових справ.

3.3 З метою виконання завдань кримінального провадження, дотримання норм Кримінального процесуального кодексу України щодо прийому та розгляду в розумні строки клопотань органів досудового розслідування: про застосування запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою (в тому числі тих, які вже перебувають в провадженні суду та по яким слідчим суддею надано дозвіл на затримання) та скарг щодо захисту прав людини в порядку ст. 206 КПК України, в суді встановлюється чергування для слідчих суддів та працівників апарату суду у вихідні та святкові дні. У дні чергування автоматизований розподіл (повторний автоматизований розподіл (за розпорядженням керівника апарату суду або на підставі судового рішення у випадках, передбачених законодавством) цих клопотань здійснюється на слідчого суддю, який визначений в затвердженому головою суду графіку чергувань.

3.4 Автоматизований розподіл судових справ за індексом 2-а, пов'язаних із виборчим процесом, процесом проведення референдуму здійснюється між усіма суддями суду .

3.5. Якщо судова справа підлягає розгляду колегією суддів, при автоматизованому розподілі судових справ автоматизованою системою визначається головуючий суддя . Після визначення головуючого судді автоматизованою системою визначається склад колегії суддів із числа всіх суддів суду з урахуванням їх спеціалізації (за її наявності )
У разі необхідності розгляду судової справи колегією суддів після проведення автоматизованого розподілу судової справи між суддями на підставі мотивованого розпорядження керівника апарату суду на виконання службової записки головуючого судді здійснюється повторний автоматизований розподіл судової справи з метою збільшення складу суду у порядку, передбаченому у підпункті 2.3.21 пункту 2.3 Положення про АСДС.
У разі неможливості продовження розгляду справи одним із суддів- членів колегії (призов на військову службу, відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами, довготривале
перебування на лікарняному або у відпустці тощо) заміна судді-члена колегії здійснюється автоматизованою системою на підставі мотивованого розпорядження керівника апарату суду (або уповноваженої ним особи) на виконання службової записки головуючого судді у справі з метою дотримання передбаченого законом строку розгляду цієї справи у порядку, зазначеному в підпункті 2.3.21 пункту 2.3 Положення про АСДС.

3.6 Визначення присяжних здійснюється за правилами, встановленими п.2.5.1 -2.5.11 Положення про АСДС.
3.6.1 Інформація про періоди відпусток, тимчасову непрацездатність , відрядження та нші випадки , які унеможливлюють участь присяжного у розгляді справи, невідкладно , за наявності в суді відповідної інформації , вноситься керівником апарату суду до графіку роботи присяжних в автоматизовану систему документообігу суду.
3.6.2. У разі неможливості присяжного брати участь в судовому засіданні по цивільній справі , заміна присяжного здійснюється відповідно до п. 2.5.9 Положення на підставі ухвали головуючого судді по справі .

3.7 Не розподіляються на суддю, слідчого суддю, який перебуває в нарадчій кімнаті справи, що підлягають невідкладному розгляду (включаючи випадки передачі справи раніше визначеному складу суду) ,зокрема:
- клопотання про проведення обшуку, огляду;
- клопотання про проведення слідчого експерименту;
- скарги щодо захисту прав людини – ст. 206 КПК України;
- подання про тимчасове обмеження у праві виїзду за межі України;
- подання про примусове проникнення до житла;
- заяви про встановлення факту народження або смерті особи на території, на якій введено воєнний чи надзвичайний стан, або на тимчасово окупованій території України, визначеній такою відповідно до законодавства;
- адміністративні позови з приводу затримання іноземців або осіб без громадянства.
Суддя який перебуває у нарадчій кімнаті невідкладно повідомляє про це керівника апарату суду (особу яка виконує його обов»язки ) з метою дотримання п. 3.7 цих Засад .

3.8 У разі якщо на слідчого суддю, у період перебування його в нарадчій кімнаті на строк менше 3-х днів, розподілено клопотання про обрання запобіжного заходу стосовно затриманої особи, строк затримання якої закінчується раніше аніж суддя вийде з нарадчої кімнати, питання передачі такого клопотання на повторний автоматизований розподіл вирішується зборами суддів суду.

3.9 У разі надходження заяви про відвід (самовідвід) судді, слідчому судді, такі заяви розподіляються шляхом проведення автоматизованого розподілу між всіма суддями суду, без урахування спеціалізації, відповідно до вимог процесуального законодавства.
3.10 У разі задоволення заяви про відвід (самовідвід) повторний автоматизований розподіл справи або заміна судді, який входить до складу колегії суддів здійснюється без розпорядження керівника апарату, на підставі судового рішення про відвід (самовідвід) судді, слідчого судді.
3.11 З метою забезпечення виконання вимог ч. 4 ст. 81 КПК України заяви про відвід слідчому судді або судді, який здійснює судове провадження одноособово по кримінальному провадженню (крім колегіального розгляду справи), після реєстрації на реєстраційній картці вхідного документу невідкладно передаються судді, який здійснює провадження для прийняття рішення щодо порядку розгляду такої заяви: залишення такої заяви без розгляду (при наявності ознак зловживання правом на відвід) або її передачі для визначення судді відповідно до ч. 1 ст. 81 КПК України з урахуванням цих Засад.
3.12 З метою дотримання розумних строків розгляду справи та на виконання вимог ч. 1 ст. 76 КПК України, в разі надходження обвинувального акту, коли мало місце об’єднання матеріалів кримінального провадження на стадії досудового розслідування, про що наявна інформація в реєстрі досудового розслідування (номери ЄРДР), перед розподілом справи (за індексом «1-кп») до неї приєднуються обліково-статистичні картки (за індексом «1-кс»), в яких визначений слідчий суддя протоколом автоматичного розподілу слідчого судді, які були створені під час досудового розслідування і мають відношення до такого обвинувального акту (за номерами ЄРДР, зазначеними в реєстрі досудового розслідування) з метою виключення суддів, що приймали участь під час досудового розслідування.

4.ПРАВИЛА ЗДІЙСНЕННЯ АВТОМАТИЗОВАНОГО РОЗПОДІЛУ СУДОВИХ СПРАВ МІЖ СУДДЯМИ

4.1.Автоматизований розподіл судових справ здійснюється за правилами, встановленими Положенням про АСДС та цими Засадами.

4.2 Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:
- за два місяці до закінчення повноважень судді;
- за чотирнадцять календарних днів до початку відпустки, якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів (за наявності наказу голови суду );
- за один робочий день до початку відпустки , якщо її тривалість становить менше п’яти календарних днів (за наявності наказу голови суду) ;
- за три робочі дні до початку відпустки, якщо її тривалість становить від п’яти до тринадцяти календарних днів ( за наявності наказу голови суду );
- у період відпустки судді;
- за один робочий день до відрядження (за три робочі дні – якщо тривалість відрядження становить більше п’яти календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні (за наявності наказу голови суду);
- під час тимчасової непрацездатності судді;
- у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);
- у разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної суддів України, Вищої ради правосуддя – з моменту прийняття рішення про призначення /обрання;

4.3. Відповідальна особа апарату суду щоденно перевіряє актуальність інформації в табелі обліку використання робочого часу суддів в автоматизованій системі документообігу суду та в разі будь-яких змін заносить дані щодо відсутності судді на роботі невідкладно.
4.4. У разі хвороби або іншої надзвичайної події, суддя повинен невідкладно прийняти заходи щодо повідомлення про свою відсутність голову суду (керівника апарату суду) або працівника апарату суду, відповідального за ведення обліку робочого часу з вказівкою на причини та орієнтовний час відсутності на роботі.
4.5 Інформація про відгули суддів заноситься до табеля обліку використання робочого часу у вигляді відмітки «Інше», а в примітках позначається дата та номер наказу.
4.6. У разі неправильно визначеної категорії справи при реєстрації судової справи в автоматизованій системі документообігу суду - до моменту визначення головуючого судді – відключення помилково заведеної обліково-статистичної картки від статзвіту здійснюється за розпорядженням керівника апарату суду на підставі доповідної записки особи , відповідальної за автоматизований розподіл судових справ та матеріалів. В АСДС здійснюється повторна реєстрація справи та автоматизований розподіл справи між суддями.
У разі неправильно визначеної категорії справи при реєстрації та здійснення автоматизованого розподілу судової справи – відключення обліково-статистичної картки від статзвіту здійснюється за розпорядженням керівника апарату суду на підставі доповідної записки особи , відповідальної за автоматизований розподіл судових справ та матеріалів. В автоматизованій системі документообігу суду здійснюється повторна реєстрація справи та в ручному режимі судова справа передається раніше визначеному головуючому судді.
4.7 Винятково, у разі, коли суддя (судді) у передбачених законом випадках не може (не можуть) продовжувати розгляд справи у зв»язку зі звільненням, переведенням до іншого суду, виходом у відставку, декретною відпусткою, невирішені судові справи передаються для повторного автоматизованого розподілу за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов»язки), що додається до матеріалів справи на наступний робочий день після передачі невирішених судових справ до канцелярії суду згідно акту приймання – передачі судових справ.
4.8 Передача невирішених судових справ від судді на повторний автоматизований розподіл у разі тривалої тимчасової відсутності на роботі (тривала тимчасова непрацездатність, тривале відрядження, відсторонення від посади тощо) здійснюється у разі прийняття зборами суддів відповідного рішення про встановлення переліку конкретних справ, які підлягають повторному автоматизованому розподілу, розгляд яких не може бути продовжено суддею. У такому випадку збори суддів скликаються у термін, визначеним чинним законодавством за ініціативою голови суду на підставі повідомлення такого судді чи на підставі інших даних, які вказують на винятковість випадку (довідку про хворобу, рішення ВРП про відсторонення від посади, наказ про довгострокове відрядження тощо).

5. РОЗПОДІЛ СУДОВИХ СПРАВ ШЛЯХОМ ПЕРЕДАЧІ РАНІШЕ ВИЗНАЧЕНОМУ СУДДІ, СЛІДЧОМУ СУДДІ.

5.1 Передача судової справи (матеріалів кримінального провадження) раніше визначеному судді, слідчому судді проводиться щодо:
5.1.1 клопотань (подань, скарг), які надійшли в межах одного кримінального провадження (за номером ЄРДР),
У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі слідчого судді у випадках надходження клопотань (подань), заяв та скарг по одному кримінальному провадженню, наступний слідчий суддя для розгляду подальших клопотань (подань), заяв та скарг в межах цього кримінального провадження обирається шляхом автоматизованого розподілу між всіма слідчими суддями, що мають повноваження на час розподілу.
Після того, як відпадуть обставини, за яких було визначено наступного слідчого суддю в межах одного кримінального провадження, всі клопотання (подання), заяви та скарги по цьому провадженню, що надходять до суду, передаються раніше визначеному слідчому судді.
5.1.2 судових справ, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування судових рішень, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження), а також судових рішень, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи.

У разі, якщо суддя, судове рішення якого скасоване, на момент повернення справи із суду апеляційної чи касаційної інстанцій не працює в суді або судді встановлено заборону призначення «За два місяці до закічення повноважень судді» така справа передається на повторний автоматизований розподіл за розпорядженням керівника апарату суду.

5.1.3 заяви або клопотання, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз'яснення судового рішення, повернення судового збору;

5.1.4 заяви про перегляд заочного рішення;
У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді, такі судові справи та матеріали передаються раніше визначеному судді, навіть за відсутності його на роботі ( відпустка, відрядження, тимчасова непрацездатність, перебування на навчанні, участі у підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях).

5.1.5. заяви та клопотання з процесуальних питань, пов'язаних із виконанням судових рішень, подані до суду, що розглядав справу;

У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді, такі судові справи та матеріали передаються раніше визначеному судді, навіть за відсутності його на роботі ( відпустка, відрядження, тимчасова непрацездатність, перебування на навчанні, участі у підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях).

Автоматизований розподіл судових справ в порядку виконання судових рішень за поданнями органів виконавчої служби у разі зведеного виконавчого провадження по різним справам здійснюється між тими суддями, які виносили судове рішення та які мають повноваження на момент розподілу.

5.1.6 матеріалів кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України;

У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді такі судові справи та матеріали підлягають автоматизованому розподілу між всіма суддями, що мають повноваження на час розподілу з врахуванням визначеної спеціалізації.

5.1.7 зустрічних позовів та позовів третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору в судовій справі, у якій відкрито провадження;
У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді, такі судові справи та матеріали передаються раніше визначеному судді, навіть за відсутності його на роботі ( відпустка, відрядження, тимчасова непрацездатність, перебування на навчанні, участі у підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях).

5.1.8 заяв про відновлення втраченого судового провадження;

5.1.9 заяв про забезпечення позову, доказів, поданих після подання позовної заяви;

5.1.10 заяв про перегляд судового рішення за нововиявленими обставинами за виключенням випадків, визначених законом;
У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді, такі судові справи та матеріали передаються раніше визначеному судді, навіть за відсутності його на роботі ( відпустка, відрядження, тимчасова непрацездатність, перебування на навчанні, участі у підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях).

5.1.11 позовних заяв, які надійшли після подання до суду заяви про забезпечення позову або доказів;
У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді такі судові справи та матеріали підлягають автоматизованому розподілу між всіма суддями, що мають повноваження на час розподілу.

5.1.12 справ про адміністративні правопорушення щодо особи, яка вчинила декілька адміністративних правопорушень, якщо ці справи надійшли в один день;

5.1.13 справ про адміністративні правопорушення, які поверталися суддею на доопрацювання;
У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді такі судові справи та матеріали підлягають автоматизованому розподілу між всіма суддями, що мають повноваження на час розподілу.

6. КОЕФІЦІЄНТ АДМІНІСТРАТИВНИХ ПОСАД

6.1 В автоматизованій системі документообігу суду для суддів, які займають адміністративні посади встановлюються наступні коефіцієнти адміністративних посад:
- голова суду – 1,00.

7. СПЕЦІАЛІЗАЦІЯ СУДДІВ З РОЗГЛЯДУ СУДОВИХ СПРАВ

7.1. В суді діє спеціалізація із здійснення кримінальних проваджень відносно неповнолітніх та обираються слідчі судді , які здійснюють повноваження з судового контролю за дотриманням прав, свобод та інтересів осіб у кримінальному провадженні в порядку, передбаченому процесуальним законом
Автоматизований розподіл судових справ між суддями (колегіями суддів) здійснюється з урахуванням спеціалізації зі здійснення кримінального провадження щодо неповнолітніх.
За допомогою автоматизованого розподілу визначається також запасний суддя та слідчий суддя.

8. АВТОМАТИЗОВАНИЙ РОЗПОДІЛ СУДОВИХ СПРАВ МІЖ СУДДЯМИ ПІСЛЯ ВІДНОВЛЕННЯ РОБОТИ АВТОМАТИЗОВАНОЇ СИСТЕМИ

8.1 В разі знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп’ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п’ять днів такі випадки фіксуються відповідними актами в порядку, передбаченому пунктом 2.3.49 Положення.
8.2 У разі настання обставин, зазначениз у п. 8.1 цих Засад, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатись невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов»язані з виборчим процесом, вирішення питання про застосування запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою, клопотання слідчого, прокурора про забезпечення кримінального провадження, клопотання про проникнення у житло, обшук чи огляд житла, скарги щодо захисту прав людини в порядку ст. 206 КПК України, подання про тимчасове обмеження у праві виїзду за межі України в порядку ЦПК України тощо) проводиться керівником апарату суду (чи особою , що виконує його обов»язки) між всіма суддями, що мають повноваження на час розподілу, з дотриманням принципу черговості надходження справ до суду , в алфавітному порядку прізвищ суддів, з урахуванням спеціалізації.

Дані Засади набирають чинності з 01 квітня 2025 року

Засади використання автоматизованої системи документообігу суду (чинна редакція)